Comment procéder pour la dématérialisation des bulletins de paie ?

Si la plupart des données des employés sont conservées par voie électronique, alors pourquoi se donner la peine d’imprimer les bulletins? Même s’il est vrai que l’employé doit donner son accord préalable pour la dématérialisation de son bulletin de paie comme l’exige la loi, il n’est plus à démontrer que la digitalisation des bulletins de paie est bénéfique tant pour l’employeur que pour l’employé. En procédant ainsi à une distribution automatique des bulletins à partir d’un logiciel adéquat, les employés n’auront qu’à les télécharger et pourront les consulter quand ils voudront.

La sécurité et le respect de l’intégrité 

Pour une meilleure dématérialisation des bulletins de paie, il est primordial d’accorder un intérêt strict à la protection des données personnelles des employés. Les documents numériques des employés doivent être intègres pour être crédibles devant la loi. On doit y retrouver des informations telles que la fonction, la catégorie, le salaire de base, les heures supplémentaires, les cotisations, le salaire net, etc. En savoir plus sur le site de Socialea.

Disponibilité et accessibilité 

Les e-bulletins doivent être disponibles sur une longue période afin de permettre aux salariés même retraités d’y accéder. Avant leur suppression dans la base de données de l’entreprise, une notification est faite au préalable aux concernés pour les prévenir. Aussi, une digitalisation des fiches de paie simplifie la gestion de la ressource humaine en facilitant l’archivage et la conservation des données.

La confidentialité des données du bulletin de paie doivent rester personnelles. Cela permet à l’employé de se sentir en sécurité et seul habilité à pouvoir divulguer de telles informations sensibles.